• Criação de múltiplos processos de compra, com possibilidade de configurar fases, atribuir utilizadores e definir validações
• Criação de contratos de compra, a partir dos quais é possível criar e gerir planos de faturação e/ou acréscimos
• Possibilidade de definir e criar múltiplas tabelas de preços de compra para, deste modo, agilizar todo o processo de seleção de fornecedores
• Possibilidade de, assim, descentralizar o registo dos documentos contabilísticos sem que seja necessário o utilizador ter conhecimentos profundos na área da contabilidade

O GERIR^® é um sistema flexível que possui diversas formas de registar despesas/gastos, podendo criar vários tipos de processos de compra e com possibilidade de configuração por fases, conforme as necessidades da sua organização, sendo cada um desses processos selecionado criteriosamente e devidamente adaptado à sua realidade e desenhados de acordo com o seu modelo de trabalho.

Para cada tipo de processo poderão ser atribuídas diferentes permissões aos utilizadores e definidas fases relacionadas com o processo de cada encomenda que, de certa forma, espelhem o processo físico implementado na empresa, nomeadamente:

• Procedimentos implementados
• Sistema de aprovação, incluindo a comunicação dos pedidos e aprovações automaticamente por e-mail
• Validações de informações de preenchimento obrigatório
• Utilizadores e respetivas permissões
• Avaliar tempos de execução/espera entre as fases do processo
   

A configuração das fases para cada processo permite a gestão de todo o processo de compras desde a encomenda, passando pelos pedidos de cotação a fornecedores ou outras fases relevantes, até ao registo da compra ou passagem para contratos de compra. É possível configurar fases que arquivam automaticamente a encomenda bem como a obrigatoriedade de registo de não conformidades, especialmente útil no caso de recuo de fase.

São ainda disponibilizadas várias análises referentes ao processo de compras, desde balancetes de gestão até análises das compras efetuadas em cada período (mensal ou anual, por exemplo), podendo esta análise ser abordada numa ótica de compras a fornecedores ou de produtos adquiridos, tanto em valor como em quantidades, sendo ainda possível fazer um cruzamento entre ambas as visões.

É possível criar e gerir contratos de compras, independentemente de existir ou não faturação programada, identificando os respetivos termos de contrato, bem como um conjunto de características ao nível da contabilidade de gestão (como por exemplo o projeto, mercado ou negócio a que diz respeito).

Podem-se emitir faturas e notas de crédito diretamente a partir dos contratos, ou então programar a sua faturação, através da criação de planos de faturação. O sistema também permite a gestão automatizada de acréscimos e diferimentos associados aos contratos, funcionalidade bastante útil sempre que se pretenda garantir a correta especialização temporal dos gastos associados aos contratos de compra. Tanto a faturação como os acréscimos e diferimentos são registados automaticamente na contabilidade.

Utilizando esta funcionalidade poderá, a qualquer momento, consultar as condições estabelecidas para os contratos já definidos, podendo ainda efetuar o processamento periódico de avenças ou consultar aquelas cujos valores já foram processados e faturados anteriormente. É também possível verificar, para cada contrato, o volume de faturação, o valor em dívida, as datas da última e próxima fatura e aceder ao detalhe de movimentos registados para o respetivo contrato, bem como analisar todos os movimentos contabilísticos associados aos contratos - tanto de faturação como de acréscimos e eventos - e ainda analisar as contas correntes dos mesmos, podendo inclusive imprimir ou exportar para Excel um extrato do contrato.

De notar que os próprios contratos poderão ser bastante úteis em registos posteriores, como registos contabilísticos, documentos de despesas de colaboradores e registo de horas, pois servem de “atalhos” à atribuição de segmentos a esses registos – selecionando o contrato, os segmentos desses registos são atribuídos automaticamente. 

Análises e Mapas

Para ajudar a melhor compreender a evolução e o impacto de cada contrato, foram disponibilizados vários tipos de mapas e análises, nomeadamente:

• Balancete dos valores e contas movimentados para um determinado contrato
• Análises por período, como por exemplo análises por segmento, dos resultados, por tipo de transação, entre outras
• Extratos dos contratos, disponíveis para impressão ou em Excel, sendo ainda possível analisar a conta corrente dos mesmos, bem como todos os movimentos contabilísticos associados