• Criação e gestão das tarefas com total integração com as timesheets, permitindo assim alocar tempos aos vários projetos ou negócios ou outros segmentos que sejam definidos pela gestão
• Calendário para visualização e criação de tarefas e atividades criadas, bem como das férias marcadas, tanto do utilizador como da sua equipa de trabalho, com ligação ao telemóvel do colaborador através de Mobile App
• Gestão das férias e respetivos pedidos de alteração
• Criação das folhas de despesas, incluindo os mapas de ajudas de custo, quilómetros, entre outros
• Criação das folhas de caixa, com tipificação das despesas e gestão do fundo fixo de caixa
• Gestão da aprovação de documentos, com possibilidade de criar modelos de aprovação autónomos para qualquer um dos pontos anteriores

Esta função permite que cada utilizador registe as suas atividades realizadas, quer com clientes (por exemplo formações, manutenções, trabalho comercial), quer em trabalho interno (trabalhos de desenvolvimento, administrativos), com o intuito de realizar uma gestão interna das horas despendidas por cada utilizador/colaborador com certas atividades – como por exemplo, saber quantas horas foram despendidas para desenvolvimento de um software, ou a quantidade de horas consumidas em suporte a clientes.

Estas fichas podem também ser ligadas a outros módulos do GERIR^®, como por exemplo ao RH Processamento - associando o total das horas registadas nas fichas de atividades ao total de horas trabalhadas pelos colaboradores para registo dos seus vencimentos - ou ao módulo de Vendas - permitindo a faturação a clientes tendo em conta a quantidade de horas registadas pelos utilizadores.

Análises de Atividades

Com base nos registos de horas é possível emitir relatórios e estatísticas que resumem o tempo de ocupação e as tarefas efetuadas por um determinado utilizador. É também possível analisar por segmento as horas (em quantidade ou em valor) registadas em cada código de segmento (por exemplo, por colaborador, por cliente, ou por processo de trabalho).

Os documentos de despesa e férias criados no GERIR^® funcionam como formulários padronizados, através dos quais os colaboradores devem apresentar as suas despesas e férias à empresa.

Em relação às despesas, está pré-definido um conjunto de eventos, a cada qual corresponderá um tipo de despesa, tipicamente relacionadas com deslocações, estando, em alguns casos, definido um valor padrão, como é o caso dos valores unitários do quilómetro ou das ajudas de custo, sendo feita a ligação ao módulo RH Processamento, associando as mesmas ao registo dos vencimentos dos colaboradores respetivos. Através do GERIR^® é também possível imprimir o respetivo documento que suporta, em termos legais, a despesa apresentada.

Quanto às férias, também é feita a ligação ao módulo RH Processamento, sendo a integração nos mapas de férias e no processamento salarial feita de forma automática.

Através do Portal do Colaborador é possível a criação de tarefas e eventos, permitindo a alocação de cada colaborador a determinada tarefa, das despesas previstas, do tempo despendido e com ligação automática ao registo de horas na folha de horas do colaborador.

É possível criar eventos em que seja importante existir uma  monitorização pela organização, sendo possível a sua inserção pelos colaboradores ou por utilizadores com permissões específicas para o efeito. Estes eventos são de elevado valor acrescentado, uma vez que disponibilizam informação não financeira relevante para a organização.

No Portal do Colaborador é disponibilizado um calendário onde é possível visualizar as tarefas e atividades criadas, bem como as férias marcadas, do seu utilizador ou de toda a equipa de trabalho em que se insira. Este calendário pode ser visualizado por mês, semana ou dia. Através do calendário é possível fazer drill-down sobre as tarefas para abrir a ficha da mesmas. Ao selecionar um dia vazio poderá registar uma nova tarefa.

Na página inicial do GERIR^® receberá alertas de documentos para aprovar, bem como informações relevantes no que diz respeito aos movimentos financeiros e à gestão de férias.

Foi também desenvolvida uma Mobile App, onde poderá aceder ao seu calendário do GERIR^® através do seu telemóvel, podendo também registar novas tarefas, tanto profissionais como pessoais, sendo feita uma atualização automática entre a App e o ERP.